0

کاربرد و مزایا اکسل

اکسل یک برنامه نرم افزاری صفحه گسترده است که از مجموعه نرم افزار مجموعه آفیس (Office) محصول شرکت بزرگ مایکروسافت است. اولین بسته نرم‌افزاری آفیس برای ویندوز در سال ۱۹۹۰ میلادی پخش شد؛ که نسخهٔ خانگی آن شامل نرم‌افزار ورد، اکسل و پاورپوینت بود. نرم‌افزار مایکروسافت اکسل، محبوب ترین نرم‌افزار صفحه گسترده در میان فارسی‌زبانان است. 

اکسل یک برنامه مفید و قدرتمند است که برای جمع‌آوری و مرتب‌سازی و پردازش اطلاعات از آن استفاده می‌شود. اکسل یک برنامه صفحه گسترده است که شامل تعدادی ستون و ردیف می باشد، جایی که هر تلاقی یک ستون و یک ردیف یک سلول نامیده می شود. هر سلول شامل یک داده و اطلاعات است. تمام اطلاعاتی که شما در این نرم‌افزار ذخیره می‌کنید به ‌صورت جدول دسته‌بندی می‌شود. با سازماندهی اطلاعات، می توانید اطلاعات مورد نیاز را راحت تر پیدا کرده و به طور خودکار داده ها مورد نظر را تحلیل و استفاده کنید.

 برای سازماندهی و انجام محاسبات روی داده ها از اکسل میتوانید استفاده کنید. اکسل قابلیت این را دارد که  اطلاعات و داده ها را فرمول بندی، تجزیه و آنالیز، آمار را محاسبه، جداول محوری را تولید و داده ها را به صورت نمودار یا جداول نشان دهد.

از اکسل برای وارد کردن و طبقه بندی داده های مختلف، انجام محاسبات ریاضی و کشیدن نمودار به وسیله ابزارهای گرافیکی و… استفاده می شود. از توانایی های اکسل می توان به انجام محاسبات دشوار ریاضی اشاره کرد که برای ذخیره و آنالیز داده های حسابداری و ریاضی استفاده می شود. با توجه به قابلیت و امکانات فراوان این نرم افزار در ذخیره سازی و سهولت استفاده از آن در بسیاری از زمینه های کاری پرطرفدار است. از این نرم افزار برای کارهای بسیار ساده و روزانه نیز می توانید استفاده کنید.

ابرای اشتغال در بخش های مالی و حسابداری در هر سازمان و اداره نیاز به یادگیری اکسل دارید. این نرم افزار دارای صفحاتی است که در آن اطلاعات مالی، بودجه ها، پیش بینی ها و برنامه های استفاده شده است. این بخش از کسب وکار ها نیاز به کار با اکسل دارد تا بتوان از مزایا آن بهره برد.

با استفاده از فرمول نویسی به راحتی می توانید فرایندهای محاسباتی را در کم ترین زمان انجام دهید. نرم افزار اکسل می تواند مواردی همچون جمع، ضرب، تقسیم و تفریق را به خوبی انجام دهد هچنین در توابع بسیار پیشرفته از آن استفاده کنید. توجه داشته باشید که این نرم افزار توابع بسیار پیشرفته ای نیز دارد.

 یکی از شغل های پردرآمد حسابداری است. به همین علت نقش اکسل در این شغل بسیار پر رنگ و مهم است. با کمک اکسل می توانید بسیاری از محاسبات و گزارشات مالی در زمینه حسابداری به راحتی انجام دهید.

از جمله ویژگی های اکسل عبارتند از:

۱- ایجاد سرصفحه و پاورقی

۲-  پیدا کردن دستور و جایگزین آن

۳- محافظت از رمز عبور

۴- فیلتر کردن داده ها

۵- تهیه داشبوردهای مدیریتی

۶-  مرتب سازی داده ها

۷- فرمول های داخلی

۸- فرمول نویسی

۹- ویرایش خودکار

۱۰- ایجاد نمودار

۱۱- حالت نمایش

۱۲- کتابهای کار

۱۳- توابع

۱۴- گرافیک

۱۵- جداول پویا

۱۶- ماکروها

توابع اکسل:

  • تابع SUM:برای جمع کردن مقادیر است و عملکرد آن مشابه عملگر جمع است، اگر لازم باشد که تعداد زیادی عدد را با هم جمع بزنید، استفاده از عملگر جمع مشکل است، زیرا باید تک تک سلول‌ها را ارجاع دهید، ولی در تابع SUM می‌توانید محدوده تعریف کنید و این مسئله کارکرد را بسیار ساده می‌کند، به عنوان مثال (SUM(A1:A1000= هزار سلولی را که در فاصله A1 تا A1000 قرار دارند، جمع می‌زند.
  • تابع AVERAGE: تابع AVERAGE میانگین یک یا چند سلول یا محدوده را محاسبه می‌کند، شیوه استفاده از آن مشابه توابع SUM, Max, Min است.
  • سایر توابع: MMUL , SUMIF, COUNT, COUNTIF, TRANSPOSE.

تابع MIN= اگر نیاز دارید که کمترین مقدار را از میان چندین سلول پیدا کنید، تابع MIN می‌تواند در این کار مؤثر باشد. برای مثال، با درج عبارت (MIN(B3:B39= می‌توانید کوچکترین مقدار در سلول‌های انتخاب شده را پیدا کنید.

تابع MAX= عملکرد این تابع برعکس تابع MIN است. با این تابع و درست با همان روش تابع MIN، می‌توانید بزرگترین مقدار موجود در چند سلول را بدست آورید.

تابع TRIM= اگر متنی را از برنامه‌های دیگر کپی کرده و در یکی از سلول‌های اکسل paste کنید، فضای خالی و سفید زیادی در آن سلول ایجاد می‌شود و باعث به هم ریختگی کل صفحه می‌شود. تابع TRIM کمک می‌کند این مشکل را حل کنید. این تابع را می‌توان در هر سلول به صورت جداگانه استفاده کرد. برای مرتب کردن سلول B1 کافی است در سلول C1 تایپ کنید: (TRIM(B1= . همچنین، برای حذف شکستگی خطوط در هر سلول می‌توانید به جای TRIM، از CLEAN استفاده کنید.

تابع COUNT= اگر نیاز دارید بدانید که کدام سلول‌ها از میان مجموعه سلول‌های انتخاب شده، حاوی مقدار عددی هستند، نیازی نیست آن‌ها را تک تک بشمارید.

فقط کافی است از تابع شمارش یا COUNT استفاده کنید. در سلول‌های A1 تا A20، سلول‌ها دارای مقادیر عددی و حروف هستند و شما می‌خواهید تعداد دقیق سلول‌های دارای عدد را بدانید. برای این کار، در سلول A21 تابع (COUNT(A1:20= را تایپ کنید و پاسخ خود را بلافاصله دریافت کنید.

تابع ()COUNTA= حال، اگر نیاز دارید تعداد سلول‌هایی که دارای مقدار عددی، حروف و نمادها هستند را مشخص کنید. مانند تابع قبل، از تابع ()COUNTA= استفاده کنید.

تابع LEN= اگر می‌خواهید تعداد کاراکترهای موجود در یک سلول را بدست آورید، از تابع LEN استفاده کنید. برای تعیین تعداد کاراکترهای موجود در سلول A1 کافی است در هر سلول تایپ کنید (LEN(A1= و در همان لحظه پاسخ خود را دریافت کنید.

تابعCONCATENATE = با استفاده از این تابع می‌توانید مقادیر دو سلول را در سلول سوم کنار هم قرار دهید. اگر در سلول A1 عبارت HELLO و در سلول A2 عبارت WORLD را داشته باشیم، کافی است در سلول A3 تایپ کنیم . (CONCATENATE(A1,A2= حال عبارت HELLO WORLD را در سلول A3 داریم.

تابع DAYS= ممکن است نیاز داشته باشید تا تعداد روزها بین دو تاریخ را محاسبه کنید. برای محاسبه تعداد روزها بین ۵ سپتامبر ۲۰۱۵ در سلول A4 تا ۲۷ دسامبر ۲۰۱۵ در سلول A5، کافی است در سلول دیگری تایپ کنید. (DAYS(A5, A4= تابع ()NETWORKDAYS= دانستن تعداد روزها آن هم به این سادگی، فوق‌العاده است.

تابع SQRT= برای تعیین ریشه دوم عدد ۱۷۶۴ چه راهی به ذهن شما می‌رسد؟ ما تابع SQRT را پیشنهاد می‌کنیم. به این منظور، عبارت (SQRT(1764= را در سلولی تایپ کنید و ENTER را بزنید. حالا پاسخ آماده است.

تابع NOW= آیا تمایل دارید هر بار که یک sheet را باز می‌کنید، زمان و تاریخ در آن لحظه را مشاهده کنید؟ تابع NOW را در سلول موردنظر تایپ کنید. این تابع هیچ ورودی دیگری نیاز ندارد و دقت کنید که چیزی بین دو پرانتز نوشته نشده باشد.

تابع ROUND= همان‌طور که از نام این تابع مشخص است، با استفاده از آن می‌توانید اعداد را گرد کنید. برای کار، به دو پارامتر نیاز دارید: عدد یا سلول، و عددی که می‌خواهید مقادیر براساس آن گرد شوند. فرض کنید عدد ۲۳۱٫۸۵۲۶۴۵ را در سلول A1 دارید، حال تابع (ROUND(A1,0= عدد ۲۳۲ را می‌دهد. تابع (ROUND(A1,1= عدد ۲۳۲٫۹ را می‌دهد و تابع (ROUND(A1,-1= عدد ۲۳۰ را برمی‌گرداند.